Zásady zpracování osobních údajů

Kdo jsme

Službu Conectido provozuje Ostravská nabíjecí s.r.o., Věšínova 1053/15, Zábřeh, 700 30 Ostrava · IČO 10773681 · DIČ CZ10773681 · zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ostravě, oddíl C, vložka 85396.

Kontakt pro cokoli kolem osobních údajů — podpora@conectido.cz nebo poštou na adresu sídla. Píšeme lidem, ne šablonou, a odpovíme do 30 dnů; u jednoduchých dotazů dřív.

Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali. Nevyplývá nám to z čl. 37 GDPR: nejsme orgán veřejné moci, naší hlavní činností není rozsáhlé pravidelné a systematické monitorování lidí ani rozsáhlé zpracování zvláštních kategorií údajů. Kontaktním místem je proto přímo adresa výše.

Dvě role: správce a zpracovatel

Conectido má vůči osobním údajům dvě různé role a je užitečné je rozlišit, protože se liší tím, kdo rozhoduje.

Smlouva o zpracování osobních údajů podle čl. 28 odst. 3 GDPR je přílohou 1 obchodních podmínek. Uzavírá se přijetím podmínek, nemusíte ji nikam podepisovat a neplatí se za ni.

Jaké údaje zpracováváme

Vaše údaje, kde jsme správce

• e-mail a jméno osoby, která si založila účet, a dalších uživatelů, které do organizace pozvala;
• název organizace, IČO, DIČ a fakturační adresa — to, co musí být na daňovém dokladu;
• údaje o předplatném: kdy začalo, kolik propojení, historie plateb a vystavených dokladů. Číslo karty nevidíme, zpracovává ho Stripe;
• provozní záznamy: kdy se kdo přihlásil, kdy jste co v portálu změnili, technické protokoly nutné pro provoz a bezpečnost.

Údaje na dokladech, kde jsme zpracovatel

• jméno a příjmení zaměstnance, který výdaj pořídil, a jeho identifikátor ve Fidoo;
• popis a účel výdaje, datum, částka, měna, sazba DPH, název obchodníka;
• údaje o dodavateli — u fyzické osoby podnikající je to zároveň osobní údaj;
• obrázek nebo PDF účtenky, a s ním všechno, co na účtence náhodou je: jméno cestujícího na jízdence, jméno na hotelovém účtu.

Je to nejsilnější věta, kterou o účtenkách můžeme napsat, a napsali jsme ji proto, že je pravdivá: účtenka je přesně ten dokument, kde se náhodně objevují údaje, které tam nikdo nezamýšlel. Tím, že bajty nikde neleží, mizí i celá kategorie rizika.

Co po přenosu zůstává v našich záznamech, je jen otisk: identifikátor dokladu ve Fidoo a v účetnictví, kontrolní součet obsahu, stav a čas. Podle toho poznáme, že už byl doklad přenesený, a nezaúčtujeme ho podruhé. Obsah dokladu v tom není.

Zvláštní kategorie údajů podle čl. 9 GDPR — zdravotní stav, náboženství a podobně — cíleně nezpracováváme a služba je nevyhledává. Obsah účtenek nečteme.

Proč a na jakém základě

Pokyny, podle kterých jako zpracovatel jednáme, nejsou abstraktní: jsou to obchodní podmínky, nastavení propojení a mapování, které zákazník schválí zapnutím přenosu. Mimo ně údaje nezpracováváme.

Údaje z dokladů nepoužíváme k ničemu jinému než k jejich přenosu. Neprodáváme je, neposíláme na ně reklamu a nepoužíváme je k trénování modelů umělé inteligence.

Novinky posíláme dvěma způsoby, podle toho, komu píšeme. Stávajícím zákazníkům smíme napsat o vlastních obdobných službách i bez souhlasu — na základě oprávněného zájmu a § 7 zákona č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti. Dvě podmínky, obě splněné: při registraci jsme dali jasnou možnost odmítnout (tenhle dokument a věta „Můžete se kdykoli odhlásit“ u zaškrtávacího políčka) a každý takový e-mail bude mít fungující odhlašovací odkaz. Komukoli jinému píšeme jen se souhlasem — tím ze samostatného, nepředzaškrtnutého políčka při registraci, které nijak nepodmiňuje, že službu můžete používat.

Odmítnutí je vždy zdarma a nic neovlivní. A je to jedno tlačítko na obě situace: přepínač v portálu je zároveň odvoláním souhlasu (čl. 7 odst. 3 GDPR) i námitkou proti oprávněnému zájmu (čl. 21 GDPR). Nemusíte vědět, který právní základ se vás týká — stačí ho vypnout.

Komu je předáváme

Nikomu, kdo by s nimi dělal něco svého. Údaje se dostanou jen k dodavatelům, na kterých služba technicky stojí — ti je zpracovávají pro nás a podle našich pokynů:

Kromě toho předáváme údaje samozřejmě tam, kam je posílat máte vy: do vašeho účetního systému. To je celý smysl služby a děje se to jen podle vašeho nastavení.

Orgánům veřejné moci údaje vydáme jen tehdy, ukládá-li nám to zákon. Pokud nám v tom právo nebrání, dáme vám o takovém požadavku vědět.

Než zapojíme nového zpracovatele nebo vyměníme stávajícího, oznámíme to předem stejně jako změnu podmínek — e-mailem a v aplikaci, nejméně 30 dnů dopředu. Můžete proti tomu vznést námitku, a pokud ji nevyřešíme, smlouvu z toho důvodu vypovědět.

Jak dlouho je držíme

Plány běhů a reporty se po 90 dnech mažou samy. Zákazník si může zvolit, že se mají uchovávat po celou dobu trvání účtu — je to volba správce, tedy jeho, protože jde o údaje jeho lidí. Kdo a kdy ji nastavil, evidujeme.

Dvě pravidla, která vypadají jako rozpor, a nejsou

Záznamy o přenesených dokladech nemažeme dřív, než zaniknou propojení. Jsou to identifikátory, otisky a stavy, žádný obsah dokladu — a zároveň jediná věc, díky které víme, že doklad už v účetnictví je. Kdybychom je smazali dřív, další noční běh by celou historii přenesl znovu a v účetnictví by přibyly duplicitní doklady. Držíme je tedy záměrně; jsou to údaje o dokladech, ne o lidech.

Daňové doklady uchováváme 10 let, i kdyby přišla žádost o výmaz. § 35 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, nám ukládá uchovávat daňové doklady 10 let a to nemůžeme obejít dohodou. GDPR s tím počítá: podle čl. 17 odst. 3 písm. b) se právo na výmaz neuplatní tam, kde je zpracování nutné ke splnění právní povinnosti. Týká se to faktur za službu — ne údajů na dokladech, které přenášíme.

Vaše práva

Vůči údajům, kde jsme správce, máte tato práva. Stačí napsat na podpora@conectido.cz — nepotřebujeme formulář ani ověřený podpis, jen si musíme být jistí, že píše ten, koho se údaje týkají.

• Přístup — chci vědět, co o mně vedete. Pošleme přehled ve strojově čitelném formátu.
• Oprava — něco je špatně. Většinu si opravíte sami v portálu, se zbytkem pomůžeme.
• Výmaz — smažte to. Smažeme, s výjimkou toho, co musíme podle zákona uchovat (článek 6).
• Omezení zpracování — dokud se něco nevyjasní, s údaji nic nedělejte.
• Přenositelnost — dejte mi moje údaje ve formátu, který si odnesu jinam.
• Námitka — proti zpracování, které stojí na oprávněném zájmu. Buď doložíme závažné důvody, nebo přestaneme.

Jste-li zaměstnanec, jehož výdaje se přenášejí, je vaším správcem váš zaměstnavatel, ne my. Napište proto jemu. Pokud napíšete nám, žádost sami nevyřídíme — bez zbytečného odkladu ji předáme jemu a dáme vám vědět, že jsme to udělali.

Stížnost. Pokud si myslíte, že s vašimi údaji zacházíme špatně, řekněte to prosím nejdřív nám — většina věcí se dá vyřešit hned. Kdykoli se ale můžete obrátit i na dozorový úřad:

Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz

Cookies

Tento web — conectido.cz — je statická stránka. Neukládá žádné cookies, nepoužívá Google Analytics ani jiný měřicí nástroj a nenačítá nic z cizích serverů; i písma se stahují z našeho serveru, takže se návštěva stránky nikam jinam nepropíše.

Portál na portal.conectido.cz ukládá jedinou skupinu cookies: přihlašovací. Drží vaši relaci, aby vás aplikace při každém kliknutí neodhlásila. Platí jen pro doménu portálu, ten běží výhradně přes zabezpečené spojení HTTPS, a zaniknou odhlášením nebo vypršením relace. Nic jiného v nich není a k měření je nepoužíváme.

To jsou cookies nezbytně nutné k poskytnutí služby, kterou jste si výslovně vyžádali — na ty se podle § 89 zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích, souhlas nevyžaduje. Proto tu žádnou cookie lištu nenajdete: kdybychom ji přidali, byla by to jen otravná ozdoba bez obsahu.

Kdybychom někdy analytiku nasadili, změníme tenhle článek dřív, než se první měření spustí, a souhlas si vyžádáme.